文档管理软件是一种通用的工具，可助力团队和公司提升效率，对他们而言都是必不可少的。这主要是因为，文档管理软件覆盖了从团队协作及沟通、到文件存储和共享相关几乎所有的内容。在本文中，我们向您介绍 2024 这个类别中值得选择的几款优秀的产品。

什么是文档管理？

一般而言，文档管理是指公司处理电子文档和纸质内容的图片所使用的方法，涉及多种类型的文件，如文本文档、电子表格、演示文稿、数字表单、扫描的图片和 PDF。文档管理可掌控电子文档的整个生命周期，包括创建、修改、分发、可访问性和存储。

文件管理通常要有灵活的访问权限系统，能根据用户在公司中的角色允许或禁止某些操作。如此，文档管理可确保重要文件保密，防止未经授权的访问。

文档管理离不开专业软件（也被称作 DMS），后者支持用户在一个中心化的位置创建、编辑、管理电子文档，甚至可实现协作处理电子文档。

此外，DMS 还具备沟通工具，让团队成员在处理电子文件时更容易互动和交换意见，从而提升工作效率，缩短版电子文件最终版本获得批准所需的时间。

文档管理软件的用途

团队和公司可以利用专业的平台，让文档管理更为轻松。使用这类软件通常有如下目的：

  • 减少实体文件保存所需的开支；

  • 提升效率和团队协作；

  • 增强机密信息的安全性；

  • 消除数据泄露的风险；

  • 提升电子文档工作流。

如果您在寻找适合公司实施的卓越文档管理软件，欢迎了解下方列出的几款产品，结合您的业务类型和预算，估计它们能否让您的工作流有所不同。

2024 值得考虑：6 大卓越的文档管理软件

1．ONLYOFFICE 协作空间

ONLYOFFICE 协作空间是一款基于 web 的文档管理系统，具备一众协作功能。它支持团队和公司在云端或私有本地服务器上创建安全的协作环境，在其中存储、管理、共享和共同编辑电子文档。

ONLYOFFICE 协作空间与所有常用的办公文件兼容，支持用户就文本文档、电子表格、演示文稿、电子表单和 PDF 文件进行编辑和协作。内置办公软件包，确保其与 Word、Excel 和 PowerPoint 文件完全兼容，同时很好地支持其他常用的文件格式，包括 DOC、ODT、RTF、TXT、HTML、EPUB、XPS、DjVu、XLS、ODS、CSV、PPT 和 ODP。

ONLYOFFICE 协作空间提供基于房间的文档管理路径，您可以结合自己的需求创建房间，有三种类型可选：

  • 协作房间：专为实时共同创作文档设计；

  • 自定义房间：适用于特定任务，如填写表单或审阅；

  • 公共房间：如需与外部共享，公共房间是理想之选，支持您通过外部链接邀请用户，后者无需注册即可查看文件。

您可以在协作空间房间中，为其他用户设定多种级别的访问权限，包括房间管理员、高级用户、编辑者、仅查看、可评论、审阅者和可填写表单等。

在文档编辑方面，ONLYOFFICE 协作空间提供专业的工具和功能，包括聊天沟通、音频和视频通话，还有基于 ChatGPT 的 AI 助手，让文本处理更为轻松。例如，您可以生成图片、创建摘要、提取关键词、翻译段落等。

最适合：与团队成员、各部门、合作伙伴及客户进行实时文档协作。

想试用 ONLYOFFICE 协作空间，可以注册云端版，改变处理文档的方式，改进团队协作流程。

2．OpenKM

OpenKM 是一款开源文档和记录管理平台，集成最基本的文档管理和协作工具，具备高级搜索功能。这个系统还有管理功能，支持定义不同用户的角色、设置访问控制、设立用户配额、控制文档安全以及访问用户活动的详细日志。

2024 榜单：6 款卓越的文档管理软件

OpenKM 支持用户控制电子文档的制作、存储、管理和分发。它还提供工作流引擎，帮助员工提升工作效率，以及一个记录管理系统，让公司能捕捉和维护相关的业务活动和交易信息。

OpenKM 之所以是文档管理的理想之选，还在于它可以自动执行一些常见任务，无需人工干预。例如，它支持就文档分类创建和应用验证规则，支持电子签名和元数据捕获。

最适合：企业级文档和记录管理。

3．DocuWare

DocuWare 是一款基于云的文档管理和工作流自动化软件，支持企业和远程团队实现电子文档数字化，确保其安全，以及对其进行处理。

您可以使用 DocuWare，实现各种任务和流程自动执行，包括发票生成、合同管理或新员工入职。这个平台可自动捕获重要信息，并将其存储在一处数字环境中。例如，您可以用它来处理员工记录、人力资源相关文件和业务文档，让团队可以不用花费太多精力在刻板的常规工作上，从而专注于提升效率和利润。

DocuWare 是一款基于云的解决方案，用户可通过任意浏览器访问，因此非常适合在不同地点工作的远程团队。如果您使用 DocuWare，在需要创建图表或处理扫描文档时，还有更多的工具，助您提升工作效率。

最适合：远程团队文档工作流自动化。

4．Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud 是 Adobe 开发的一款文档管理系统，配备强大的 PDF 编辑工具和服务，包括 Adobe Acrobat Pro DC、Acrobat Sign 等应用。用户可使用这款组合解决方案，将手动的文档流转化为数字工作流。

Adobe Document Cloud 是管理 PDF 文件的理想之选。您可以使用它在任意设备上轻松创建、编辑和签署 PDF。此外，这个平台还提供协作和同步工具，支持您与团队成员实时协作。

您可以通过内置的审计跟踪功能，快速访问所有文档活动，从而随时跟踪和监控 PDF 文档当前的状态。此外，还有一项实用的功能，就是在文档中设置截止日期自动提醒。

Adobe Document Cloud 还提供不同类型的自定义模板，如合同或可填写的表单，让您不必从头开始创建，从而大大加快文档创建过程。

最适合：创建和管理 PDF 文件。

5．M-Files

M-Files 是一个创新型的文档管理平台，覆盖广泛的业务流，如文档创建和管理、工作流自动化、协作、安全合规和审计跟踪。

M-Files 平台有 AI 技术支持，通过对电子文档进行分类、提取其含义，助力团队和企业将所有信息集于一处。这样，用户可以充分利用日常任务，确保可以轻松找到相关信息、并以正确的方式利用它们。

M-Files 可适用于任意需要智能文档管理和内容搜索的行业。这个平台还有一个优势，就是可以集成第三方服务，提升效率。可用选项列表包括 Adobe Acrobat Sign、Google Workspace、Microsoft 365、Salesforce 和 SharePoint。

最适合：智能知识工作自动化。

6．LogicalDOC

LogicalDOC 是一款文档管理解决方案，界面直观、技术先进，与广为接受的国际标准兼容。它是一个模块化平台，可轻松应对最复杂的文档管理要求。

LogicalDOC 有一个多功能的 DMS 系统，包括文档和知识管理功能。以及表单和记录处理工具。这款软件能够组织、索引、检索、控制和分发业务文档，安全无虞。

您可以使用 LogicalDOC，实现业务流自动化，从而提升效率、降低成本。您可以将这个平台安装在 Windows、Linux 和 macOS 上。LogicalDOC 的主要优势在于数据输入和文档检索非常简便。

最适合：专用网内安全的文档管理。

小结

如果您的公司需要处理大量文书工作，那一定需要一个可靠的文档管理系统。选择合适的软件，要考虑您的业务类型、工作量和预算。DMS 平台的好处在于可以跨行业使用，因此前面提到的任意选项都很有可能在您公司的业务领域中有所应用。您只需认真了解它们的功能，选择一款能满足您文档管理方面所有需求的软件即可。

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